Cuando decides poner una máquina de vending en la calle, el papeleo del vending es uno de los primeros aspectos que debes resolver: desde el alta como autónomo hasta los impuestos y los permisos necesarios.
Son menos trámites de los que parece, y casi todos se pueden hacer por internet con un certificado digital.
En este artículo te explicamos los trámites para el vending en la calle en el orden en que tienes que hacerlos, con especial atención a la parte fiscal y a la decisión de darte de alta como autónomo o montar una sociedad.
Ten en cuenta que los tipos y las cuotas pueden cambiar de un año a otro, así que confírmalo todo con tu gestoría antes de dar el paso.
1. ¿Qué trámites exige el papeleo del vending en la calle?
Este es el orden recomendado, de la primera decisión a la primera declaración:
Elegir forma jurídica: autónomo o sociedad limitada.
Conseguir un certificado digital.
Darte de alta en Hacienda (modelo 036) con el epígrafe del IAE que corresponda a tu actividad. [
Darte de alta en la Seguridad Social, en el régimen de autónomos (RETA).
Confirmar tu régimen de IVA: recargo de equivalencia si eres autónomo y vendes producto sin transformar.
Pedir la autorización o licencia municipal para la ubicación.
Hacer la comunicación sanitaria si vendes alimentos o bebidas.
Contratar un seguro de responsabilidad civil.
Llevar los libros de ingresos y gastos y presentar las declaraciones trimestrales.
Con esta lista a mano, el resto del artículo explica los pasos que más preguntas generan.
2. ¿Autónomo o sociedad?
Es la primera decisión, y conviene tomarla antes de pisar Hacienda.
| Autónomo | Sociedad limitada (SL) | |
| Alta | Hacienda y Seguridad Social, online y en pocos días | Notaría, Registro Mercantil y NIF de la sociedad, unas semanas |
| Coste de arranque | Cuota mensual de autónomo, con bonificaciones para quien empieza | Gastos de notaría y registro, aportación de capital y gestoría con contabilidad completa |
| Responsabilidad | Ilimitada: respondes con tu patrimonio personal | Limitada al capital de la sociedad |
| Fiscalidad | IRPF progresivo, en estimación directa | Impuesto sobre Sociedades, con tipos que dependen de las características de la empresa y del ejercicio fiscal. |
| IVA | Recargo de equivalencia como minorista | Régimen general, con declaración trimestral |
| Cuando conviene | Una o pocas máquinas, fase de prueba | Varias máquinas, socios, una tienda Pica&Pica 24h o beneficios que ya hacen pesar el IRPF |
3. Papeleo del vending: cómo darte de alta paso a paso.
Aquí está el núcleo del papeleo del vending. Son cinco pasos, y casi todos se resuelven online.
- Certificado digital
Lo emite la FNMT o lo llevas en el DNI electrónico.
Sin él, cualquier gestión con Hacienda o la Seguridad Social te obliga a pedir cita presencial.
- Alta en Hacienda
Se hace con el modelo 036. Ahí indicas la fecha de inicio, la dirección de la actividad, el régimen de IVA y el de IRPF.
También debes indicar el epígrafe del IAE correspondiente a tu actividad. Confírmalo con tu gestoría antes de presentar el modelo 036, porque el epígrafe define tu actividad ante Hacienda. [PENDIENTE: Ismael lo está confirmando]
Merece la pena acertar a la primera, porque el epígrafe condiciona el régimen fiscal que puedes elegir.
- Alta en la Seguridad Social
Se tramita desde Import@ss, al empezar la actividad.
Eliges una base de cotización según los rendimientos que prevés y puedes ajustarla durante el año. Quien se da de alta por primera vez suele tener acceso a una cuota reducida durante un tiempo.
- Si vas con sociedad, el orden cambia
Primero, certificado de denominación social, cuenta bancaria, escritura ante notario e inscripción en el Registro Mercantil.
Con el NIF definitivo, llegan el alta censal de la SL y el alta del administrador en el RETA.
- Calendario fiscal
Como autónomo en estimación directa, presentas el pago fraccionado del IRPF (modelo 130) por trimestres.
Si tu actividad está acogida al recargo de equivalencia, normalmente no tienes que presentar el modelo 303 por las operaciones incluidas en ese régimen. Confirma con tu gestoría cómo se aplica a tu actividad.
Guarda todas las facturas de compra desde el primer día. Te ahorrarán sustos en la declaración de la renta.
4. ¿Qué impuestos paga un negocio de vending?
Dos conceptos concentran buena parte de las dudas fiscales del papeleo del vending: el IVA y el recargo de equivalencia.
El IVA depende del producto
Una máquina de vending es, en la práctica, un pequeño supermercado con varias estanterías fiscales.
El tipo de IVA depende del producto que vendas. Antes de fijar los precios, confirma con tu gestoría qué tipo corresponde a cada artículo.
El precio que marca la máquina ya lleva el IVA dentro. Tenlo en cuenta al calcular tu margen.
El recargo de equivalencia
El recargo de equivalencia se aplica a determinados comerciantes minoristas que venden productos sin transformarlos. Confirma con tu gestoría si corresponde a tu actividad.
Cuando se aplica este régimen, el proveedor repercute el IVA y el recargo correspondiente al tipo del producto. Tu gestoría puede confirmar los porcentajes aplicables a tu surtido.
En este régimen, por regla general, no tienes que liquidar el IVA de esas ventas trimestralmente y el IVA de las compras afectadas no es deducible.
La preparación de café puede afectar al régimen fiscal aplicable. Consulta con tu gestoría cómo tributa esta actividad en tu caso.
Las sociedades suelen tributar en el régimen general del IVA, aunque conviene confirmar el régimen aplicable según la actividad.
5. ¿Qué pasa con la licencia municipal y el registro sanitario?
La máquina en vía pública necesita autorización del ayuntamiento para ocupar ese espacio.
En un local con acceso desde la calle, lo habitual es la licencia de actividad o una declaración responsable. Las condiciones varían de un municipio a otro.
Para alimentos y bebidas toca hacer la comunicación sanitaria ante tu comunidad autónoma o ayuntamiento.
Lo tienes explicado con calma en nuestro post Montar un negocio de máquinas vending en la calle: permisos, inversión y rentabilidad real.
Preguntas frecuentes sobre el papeleo del vending
¿Qué epígrafe del IAE corresponde al vending?
El epígrafe depende de la actividad concreta y debe confirmártelo tu gestoría. Si desarrollas otras actividades, como una lavandería, puede ser necesario declarar epígrafes adicionales.
¿Qué IVA aplico?
El tipo de IVA depende del producto que vendas. Si estás acogido al recargo de equivalencia, el proveedor te repercute el IVA y el recargo correspondiente. Confirma con tu gestoría qué régimen y tipos se aplican a tu actividad.
¿Necesito seguro?
El de responsabilidad civil es muy recomendable, y muchos ayuntamientos lo exigen para instalar en vía pública. Cubre daños a terceros causados por la máquina o el producto.
¿Me tengo que dar de alta de autónomo con una sola máquina?
Por regla general, sí: vender con regularidad cuenta como actividad económica, tengas una máquina o diez. El tamaño del negocio cambia la cuota, y la obligación de alta se mantiene.
¿Necesito registro sanitario si solo vendo bebidas envasadas?
Lo habitual es hacer igualmente la comunicación sanitaria como comercio minorista de alimentación. El trámite es sencillo y lo gestiona tu comunidad autónoma o tu ayuntamiento.
Asesoramiento para tu primera máquina
En Gesvending acompañamos a quien da sus primeros pasos en el vending, también cuando el papeleo del vending todavía parece una montaña.
Te formamos en la operativa y te asesoramos sobre la máquina adecuada para tu ubicación y sobre el surtido de producto que mejor funciona allí.
Vendemos y alquilamos máquinas, y nuestro servicio técnico multimarca sigue a tu lado cuando la máquina ya está en la calle.
¿Tienes una ubicación en mente o una duda con el arranque? Llámanos al 961 318 260 o escríbenos a comercial@gesvending.com.
